Was war der bisher schnellste Recruiting-Prozess? Personalchefin Katharina gibt Einblick in ihren Arbeitsalltag

Was war der bisher schnellste Recruiting-Prozess? Personalchefin Katharina gibt Einblick in ihren Arbeitsalltag

Ohne Mitarbeiter, kein Unternehmen. 300 Kollegen sind wir bei Helpling inzwischen und alle davon sind im ersten Schritt durch unsere Personalabteilung gelaufen. Wir haben uns mit der Leiterin des Teams Katharina Prien unterhalten: Mit welcher Frage sie am meisten über Bewerber herausfindet, was die schnellste Einstellung war, und wie sich eine Position mit so großem Einfluss auf die Unternehmenskultur anfühlt:

Katharina, wie startest du unter der Woche in den Tag?

Ich bin nicht gerade der früheste Vogel und bleibe lieber abends etwas länger im Büro, als morgens schon um 8 Uhr hier zu sein. Deswegen gibt es Frühstück bei mir auch erst auf der Arbeit. Wenn ich dann am Schreibtisch sitze, checke ich erst einmal meine E-Mails. Anschließend gucke ich, was am Tag so ansteht und priorisiere meine Aufgaben – denn kein Tag ist wie der andere!

Was sind denn Eure Aufgaben in der Personalabteilung?

Wenn man es kurz ausdrücken wollte: Ohne Mitarbeiter kein Unternehmen, ohne Personalabteilung keine Mitarbeiter. Wir sorgen also dafür, dass alle Abteilungen bei Helpling die Mitarbeiter haben, die am besten zu Ihnen passen. Denn mit ihnen steht und fällt das Unternehmen schließlich! Zudem kümmern wir uns um administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter zufrieden sind. So regen wir zum Beispiel Mitarbeitergespräche an, beraten die Führungskräfte – oder kümmern uns einfach darum, dass das Gehalt am Ende des Monats auf unseren Konten landet.

Wie bist Du denn zum Personalwesen gekommen? Hattest du das schon immer vor?

Nein, anfangs nicht. Vielmehr bin ich quasi durch Zufall dazu gekommen! Nach dem Abitur habe ich erst einmal ein duales BWL-Studium bei einer großen deutschen Warenhauskette absolviert. Dort war ich anschließend eine Weile stellvertretende Abteilungsleiterin der Lebensmittelabteilung – bis mir das irgendwann zu eintönig wurde. Nach einer anschließenden Australienreise und einem weiteren Studium der Kulturwissenschaften, bin ich schließlich in meinem ersten Startup gelandet.

Und Du bist dort das erste Mal mit dem Personalwesen in Kontakt gekommen?

Richtig! Startups zeichnet es ja gerade zu Beginn aus, dass man sehr schnell Verantwortung übernehmen kann und sich mit Bereichen auseinander setzt, die man vorher noch nicht zwingend gekannt hat. Ich habe in meinem ersten Startup die Personalabteilung komplett aufgebaut und auch anschließend geleitet. Das war eine wirklich spannende und herausfordernde Zeit! Nach eineinhalb Jahren bin ich zu einem anderen Startup gewechselt – auch dort habe ich den Personalbereich zwei Jahre lang geleitet. Im November 2014 kam ich dann zu Helpling.

Bei deinen ersten zwei Jobs warst du von Beginn an dabei – als du zu Helpling kamst, war das Team ja bereits relativ groß. Inwiefern war der Einstieg anders für Dich?

Bei Helpling war natürlich vieles schon da, viele der Prozesse standen schon. Allerdings waren die ersten Monate, bevor ich dazu kam, sehr stressig. Da Helpling in den ersten Monaten wahnsinnig schnell gewachsen ist, lag der Schwerpunkt besonders auf dem Recruiting. Da ich in ein bereits existierendes Team gekommen bin, war es für mich persönlich essentiell, alle Mitarbeiter schnell kennenzulernen, um schnell zu verstehen, wie sie ticken und was sie brauchen. Obwohl natürlich heute immer noch sehr viel zu tun ist, kann ich mir jetzt gemeinsam mit meinem Team die Prozesse anschauen und schon im Vorhinein überlegen, wie man diese optimieren kann.

Apropos schnell – bei Startups passieren die Dinge in der Regel ja sehr zügig. Was war der schnellste Einstellungsprozess, den du mitgemacht hast?

Im Kundendienst kann es häufig wirklich sehr schnell gehen! Dieser ist für uns ein sehr wichtiger Bereich – der Service-Gedanke bei unserem Produkt ist essentiell. Niemand soll bei einem Anliegen in der Telefon-Hotline länger als 60 Sekunden warten müssen, sondern möglichst schnell bedient werden. Da unsere Kundenbasis rasant wächst, sind wir immer auf der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern für den Kundendienst. Es kann schon mal vorkommen, dass Leute sich am Mittwoch bewerben, donnerstags eingestellt werden und montags anfangen.

Und was war die schwierigste Einstellung?

Helpling ist ja nicht nur in neun Ländern – sowohl in Europa als auch darüber hinaus – vertreten. Auch hier in unserem Berliner Hauptsitz stammen die Mitarbeiter aus über 20 Nationen. Wenn sich also Leute aus nicht europäischen Ländern bewerben, kann es manchmal kompliziert sein, weil sie ein Visum brauchen.

Was macht Deine Arbeit aus? Was gefällt Dir besonders an deinem Job?

Ich finde es wahnsinnig interessant, so viele Personen mit den unterschiedlichsten Stärken und Bedürfnissen kennenzulernen. Ich baue gerne langfristige Beziehungen zu den Mitarbeitern auf und beobachte ihre Entwicklung – sowohl in meinem als auch im restlichen Team. Besonders spannend ist es bei Helpling, mit Menschen aus aller Welt zusammenzuarbeiten. Das ist sowohl auf beruflicher, als auch auf persönlicher Ebene sehr bereichernd. Zudem kann ich hier schnell Dinge voranbringen. Abends sehe ich dann, was ich den Tag über geschafft habe – das ist die größte Motivation für mich!

Welche Eigenschaften benötigt man denn Deiner Meinung nach, um im Personalwesen zu arbeiten?

Man braucht auf jeden Fall Interesse an Menschen und viel Empathie. Einerseits, um auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen, aber auch, um beispielsweise in einem Bewerbungsgespräch schnell zu verstehen, wie eine Person tickt. Außerdem sollte man strategisch denken können – welcher Kandidat passt langfristig zu uns?
Für die administrativen Aufgaben sollte man auf jeden Fall Organisationstalent mitbringen. Auch ein gewisser Servicegedanke ist nicht verkehrt – schließlich kümmern wir uns um alle Abteilungen und versuchen ihnen das tägliche Leben zu erleichtern.

Du hast ja auch schon bei anderen Startups gearbeitet. Was macht Helpling als Arbeitgeber für Dich so besonders?

Einzigartig finde ich das Gemeinschaftsgefühl, das es bei uns im gesamten Team – trotz seiner Größe – immer noch gibt. Wir haben quasi ein “Wohnzimmer” mit Tischtennisplatte und Kicker, in dem sich die Leute beim Freitagsbier auch gerne noch um 9 oder 10 Uhr treffen … rein privat natürlich. Bemerkenswert finde ich auch die flachen Hierarchien. Die Mitarbeiter sagen, wenn sie Dinge anders sehen und Verbesserungsvorschläge haben. Gute Ideen gewinnen bei uns, egal von wem sie kommen! Jeder Mitarbeiter, unabhängig von Position und Erfahrung, kann sich einbringen und die Firma weiter voranbringen.

Solch flache Hierarchien machen es wahrscheinlich auch möglich, dass Mitarbeiter sich karrieretechnisch schnell weiter entwickeln können?

Absolut! Es ist bei uns keine Seltenheit, dass Mitarbeiter als Praktikanten angefangen und sich in kurzer Zeit eine leitende Position erarbeitet haben. Wenn man mit Tatendrang und Dynamik dabei ist und keine Scheu vor Verantwortung hat, kann man bei uns schnell und viel erreichen!

Angenommen, ein Bewerber wird zum Vorstellungsgespräch eingeladen – wie findest Du heraus, ob jemand gut zu Helpling passt? Gibt es eine Frage, die Du gerne stellst, weil sie viel über die Persönlichkeit des Bewerbers aussagt?

Ich mag tatsächlich den Klassiker – die Frage nach den Stärken und Schwächen des Bewerbers. Oder ich frage noch direkter auf die mögliche Anstellung bei Helpling bezogen: Wo brauchst du noch Hilfe? Wo können wir dich bei deiner Entwicklung unterstützen? An den Reaktionen merkt man schnell, ob Leute sich selbst reflektieren können. Ansonsten bin ich ziemlich flexibel beim Fragenkatalog. Ich frage auch gerne, was die Leute von uns brauchen, um abends glücklich nach Hause zu gehen. Da sehe ich, wie viel Lust die Bewerber eigentlich wirklich haben. Und nur mit Leuten, die motiviert und engagiert dabei sind, macht es dann auch Spaß zusammen zu arbeiten!

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